پایگاه های اطلاعاتی
چکیده
این نوشتار به گردآوری اطلاعاتی در رابطه با پایگاه‌های اطلاعاتی شامل: مفاهیم، تعاریف، محاسن، ویژگی‌ها ، پرداخته است. همچنین درباره عناصر تشکیل دهنده و معیارهای انتخاب پایگاه‌های اطلاعاتی توضیحاتی می‌دهد. در آخر نمونه‌هایی از پایگاه‌های اطلاعاتی داخلی و خارجی آورده شده است.
مفاهیم
از نظر واژه شناسی «داده‌ها» معادل واژه انگلیسی«Data» می‌باشد.
Data نیز شکل جمع واژه لاتینی«Datum» به معنی حقیقتی که استنباطی بر آن مبتنی است، می‌باشد و می‌توان گفت داده‌ها مواد خامی هستند که از آنها اطلاعات ساخته می‌شود. رابطه بین داده‌ها و کامپیوتر همانند رابطه بین بنزین یا گاز و اتومبیل می‌باشد. سیستم کامپیوتر بدون داده‌ها شبیه به اتو مبیلی است که در مخزن خود بنزین یا گاز ندارد. همانگونه که اتومبیل بدون بنزین یا گاز قادر به حرکت نیست، بدون داده‌ها نیز اطلاعاتی به دست نمی‌آید.
از سوی دیگر واژه «اطلاعات» معادل واژه انگلیسی «Information» به معنی دانشی که از طریق خواندن، مشاهده و آموزش به دست می‌آید، می‌باشد. در حقیقت می‌توان گفت اطلاعات داده‌هایی هستند که جمع آوری می‌گردند و پردازش داده می‌شوند تا شکلی با مفهوم تولید شود. به این منظور کامپیوترها و سایر ماشین‌های مرتبط با آنها، داده‌ها را به روش‌های گوناگون پردازش می‌کنند تا اطلاعات مفیدی تولید نمایند.[1]
تعاریفی از پایگاه‌های اطلاعاتی
1- در اصطلاحنامة كتابداري، در تعريف پايگاه اطلاعاتي آمده است: واحدي از سوابق و بايگاني‌هاي قابل خواندن با ماشين كه براي يك كاربرد واحد تعبيه نشده، بلكه به منزلة يك مجموعة متجانس براي مقاصد مختلف بكار مي‌رود.[2]
2- پايگاه اطلاعاتي به سيستم نگهداري مجموعه اي از داده‌ها هم اطلاق مي گردد كه هدف آن حفظ اطلاعات و اشاعه آن در مواقع لزوم است0 اطلاعات مورد اشاره، به آن چيزي گفته مي‌شودكه فرد با سازمان براي گردش امور جاري خود به آن نيازمند است.[3]
تفاوت پايگاه اطلاعاتي با بانك اطلاعاتي
با توجه به تعاريف در عمل و معني تفاوت چنداني ميان بانك اطلاعاتي و پايگاه اطلاعاتي وجود ندارد. در متون مختلف كتابداري و اطلاع‌رساني اين دو اصطلاح به صورت مترادف و به جاي يكديگر به كار مي‌روند. شايد با توضيحي بتوان اين دو اصطلاح را از هم تفكيك كرد و چنين گفت كه، بانك اطلاعاتي عبارت است از مجموعة اطلاعات، در يك يا چند موضوع خاص كه هر يك از مجموعه‌ها مجزا در پرونده‌اي ذخيره، نگهداري و بازيابي مي‌شوند و بين اين مجموعة اطلاعات، فايل‌ها، هيچ ارتباطي وجود ندارد. حال اگر با استفاده از برنامة نرم‌افزاري بين مجموعه فايل‌هاي مجزا از هم (بانكهاي اطلاعاتي) ارتباط برقرار شود به صورتي كه كاربران و استفاده‌كنندگان نهايي بتوانند به آساني از اطلاعات تمام اين مجموعه‌ها (فايل‌ها) استفاده كنند، آن را پايگاه اطلاعاتي مي‌نامند. [4]
محاسن پايگاههاي اطلاعاتي
· دستيابي سريع، دقيق و جامع به اطلاعات
· نگهداری حجم بسیار زیادی از اطلاعات
· سهولت اصلاح و ویرایش اطلاعات و داده‌ها
· جلوگيري از ورود اطلاعات تكراري و متناقص
· بروز آوری آسان
· سهولت در جستجو
· جلوگيري از ورود اطلاعات تكراري و متناقص
· به اشتراك گذاردن داده‌ها
· اطلاع رسانی از به روز رسانی(ارسال خبر نامه)
ویژگی‌های پایگاه‌های اطلاعاتی
از نظر داده:
· ارائه اطلاعات به صورت تمام متن
· ارائه اطلاعات در فرمت‌های رایج(pdf، word)
از نظر امکانات و قابلیت‌ها
· قابلیت ویرایش و اصلاح توسط کاربر
· قابلیت ذخیره
· قابلیت جستجو
· امکان راهنمایی توسط مدیر
· امکان تهیه رونوشت از اطلاعات(پرینت)
· پیوند به دیگر پایگاه‌ها
انواع پایگاه‌های اطلاعاتی بر حسب data
1- مرجع (Reference) : فرد را براي به دست آوردن اطلاعات بيشتر به منبع ديگر ارجاع مي دهد و شامل جزئيات اصلي كتابشناختي است. (كتاب، مقاله و ساير).
2- منبع (sourc ) : تمامي اطلاعات مورد نياز از يك مدرك است و برخلاف مرجع نياز به رجوع نيست.
انواع پايگاههاي اطلاعاتي
1- كتابشناختي جزئيات:
1-1- كتاب
1-2- مقاله ( كليد واژه، شماره رده بندي، چكيده)
1-3- ساير
2 – ارجاعي : جستجوگر را به نام يا نشاني مشخص و يا موسسه خاص و ... ارجاع مي دهند.
3- عددي: به صورت جداول ، عددي با سري هاي زماني نشان مي دهد.
4- عددي- متني : تركيبي است كه معمولا اطلاعات شركت ها را ارائه مي دهند.
5- تمام متن ( full text ) : حاوي متن كامل منابع در يك يا چند زمينه موضوعي خاص
6- تمام تصاوير (full image ) : شامل تصاوير ، عكس و...
7- چند رسانه‌اي (Multimedia ) : با كمك رسانه هاي مختلف (متن ، تصوير، صوت) اطلاعات بر روي محل هاي گوناگون رايانه اي ذخيره ، پردازش و قابل بازيابي است. شامل:
7-1- فرامتني (Hypertext ) : كلماتي از متن برگزيده شده‌اند كه شخص مي‌تواند با استفاده از نرم افزار به اطلاعات بيشتر در مورد آن ( كلمه) دسترسي پيدا كند و معمولا برجسته و رنگي هستند و همچون پل عمل مي‌كنند.
7-2- فرا رسانه‌اي (Hypermedia ) : اجازه به كاربر مي‌دهد كه نه تنها به متن به تصوير، گرافيك، صدا و ... دسترسي و مشاهده نمايد.
8 - خواص مواد: خواص فيزيكي – شيميايي – مكانيكي مواد را ارائه مي‌دهد.
عناصر تشکیل دهنده پایگاه‌های اطلاعاتی[5]
1- نيروي انساني
شامل سه دسته اند: نخست تحليل گران سيستم و طراحان برنامه‌هاي كار بردي كه امكان ورود اطلاعات جديد حذف، ويرايش و بازيابي اطلاعات را فراهم مي سازد. دوم، كاربران نهايي كه هدف نهایی عرضه اطلاعات به آنها است. سوم، مديريت پايگاه اطلاعاتي و امور سياست گذاري،تصميم گيري در مورد كيفيت داده‌هايي كه مي بايست ذخيره شود، امنيت اطلاعات و تفسير نيازهاي كار بران نهايي را به عهده دارند.
2- تجهيزات
تجهیزات در زمينه ذخيره، پردازش، و انتقال اطلاعات.
3- نرم افزار
نرم افزار پل ارتباطي است بين داده‌هاي ذخيره شده و كار بران سيستم است، اعمال مديريت بر روي داده‌ها و انتقال نيازهاي كاربران به پايگاه اطلاعاتي، از طريق نرم افزارهاي اطلاعاتي كه به سيستم مديريت داده‌ها DBMS معروف است، ميسر مي گردد.
4- داده‌ها
اطلاعات مورد نظر پایگاه را تشکیل می‌دهند. داده‌ها در سيستم پايگاه اطلاعاتي به عنوان سرمايه سيستم و واقعيتهائي از موجوديت‌هاي مختلف، كه بين كاربران مختلف به اشتراك گذارده مي شود، محسوب مي گردد.
معيارهاي انتخاب پايگاه اطلاعاتي در سايت مك كونيل[6]
1ـ نوع منابع:
پايگاههاي اطلاعاتي بايد طبق نيازهاي اطلاعاتي كتابخانه انتخاب شود. برخي از پايگاههاي اطلاعاتي فقط شامل مقالات مجلات مي‌باشند اما برخي ديگر كتابها، اسناد دولتي، تصاوير و ….را نيز در بر مي‌گيرند. همچنين در هنگام انتخاب پايگاههاي اطلاعاتي بايد به اين مسأله نيز توجه داشت كه پايگاه مورد نظر مقالات را به صورت تمام متن در اختيار كاربران قرار مي‌دهد يا فقط اطلاعات كتابشناسي را در اختيار كاربران مي‌گذارد.
2ـ پوشش زماني پايگاه اطلاعاتي:
پايگاههاي اطلاعاتي معمولاً قبل از دهة 1970 را پوشش نمي‌دهند، بعضي از پايگاه‌ها فقط دورة خاصي را پوشش مي‌دهند، اما اكثر پايگاههاي اطلاعاتي سالهايي را كه پوشش مي‌دهند در اولين صفحة پايگاه اطلاعاتي مورد نظر ذكر مي‌كنند.
3ـ پوشش مكاني:
برخي از پايگاههاي اطلاعاتي فقط امريكا و چند كشور اروپايي را شامل مي‌شوند اما دامنة پوشش مكاني برخي ديگر از پايگاههاي اطلاعاتي بين‌المللي است.
4ـ زبان انتشار:
مطالبي كه توسط كشورهاي غير انگليسي زبان تهيه مي‌شود بايد به زبان بين‌المللي ترجمه شود، با اين وجود بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي، زباني را كه مقاله به آن زبان نوشته شده را مشخص مي‌كنند و در جستجوها امكان انتخاب زبان خاصي را فراهم مي‌آورند.
5ـ دسترسي به مجلات نمايه شده:
از آنجايي كه كمتر از 10% مجلات در جهان به صورت الكترونيكي و تمام متن در دسترس هستند بنابراين شايد فقط گاهي اوقات، استنادهاي مورد نياز را بتوان پيدا كرد. در مواردي كه در پايگاه اطلاعاتي مورد نظر مقاله مورد جستجو وجود نداشته باشد، بررسي پايگاههاي اطلاعاتي ديگر، مراجعه به منابع چاپي و استفاده از شكل‌هاي ميكرو فيلم و ميكروفيش ضروري است. در نهايت اگر كتابخانه مقاله مورد نظر در هيچ شكلي يافت نشد مي‌توان از سيستم الكترونيكي امانت بين كتابخانه‌اي استفاده نمود. در اين حالت مقاله مورد نظر از كتابخانه ديگري كه مقاله درآنجا وجود دارد، درخواست مي‌شود و كتابخانه مورد نظر مقاله مورد نياز را در اختيار كاربران قرار مي‌دهد. توجه به اين نكته ضروري است كه اگر چه جستجوي پايگاههاي اطلاعاتي تمام متن به تنهايي آسانتر است، اما با جستجو در انواع مختلف پايگاههاي اطلاعاتي مي‌توان بهترين نتايج را به دست آورد. فناوري انتشار پايگاههاي اطلاعاتي مسألة با اهميت و پيچيده‌اي است، پس در هنگام خريد دقت در ساختار پيچيدة اين پايگاه‌ها و داشتن استراتژي خريد مناسب بايد مورد توجه قرار گيرد. در هر حال، دسترسي به پايگاههاي اطلاعاتي موضوعي است كه ارتباط زيادي با وضعيت اقتصادي كتابخانه‌هاي استفاده كننده دارد. حال اگر با استفاده از برنامه نرم‌افزاري بين مجموعه فايل‌ها ي مجزا از هم (بانكهاي اطلاعاتي) ارتباط برقرار شود به صورتي كه كاربران و استفاده كنندگان نهايي بتوانند به آساني از اطلاعات تمام اين مجموعه‌ها (فايل‌ها ) استفاده كنند، آن را پايگاه اطلاعاتي مي‌نامند.
[1] . ایرج صادقی،طراحی پایگاه داده‌ها، (تهران، ناقوس، 1379)، ص 15
[2] پوري سلطاني(1365)
[3] . جعفر خسرویانی، بررسي پايگاههاي اطلاعاتي مركز تحقيقاتي كامپوتري علوم اسلامي قم 0((پايان نامه فوق ليسانس كتابداري و اطلاع رساني))، (دانشكده روانشناسي و علوم تربيتي ،دانشگاه تهران ،)1374 ،ص11
[4] فرشید دانش، معیارهای انتخاب پایگاه‌های اطلاعاتی
[5] محمود بابایی، بررسي پايگاه هاي اطلاعاتي « مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران ».
[6] همان 4